Gestiamo il nostro tempo

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a cura della dott.ssa Lucia Di Nardo

Il tempo che sfugge

La gestione ottimale del tempo è uno degli argomenti di discussione più ricorrenti (sia in relazione alle attività professionali, sia riguardo il vivere quotidiano) e più affascinanti dato che, mai come adesso, il tempo appare come una delle risorse più scarse nel mondo, la “materia prima” su cui stiamo combattendo le battaglie più dure.
Tutti o quasi, infatti, sembriamo frustrati perché non abbiamo abbastanza tempo a nostra disposizione ma la questione, in realtà, è un falso problema. Essendo, infatti, il tempo una risorsa finita, occorre semplicemente imparare a farne un uso migliore. Il tempo è la risorsa più democratica che esista, dal momento che tutti gli uomini hanno la stessa quantità di ore a disposizione durante la giornata. Eppure, l’esperienza ci insegna che ci sono alcune persone che ne hanno sempre troppo poco, e altre (ma sono la minoranza) che ne hanno a sufficienza per portare a termine tutti i progetti messi in cantiere.
Il segreto sta nell’utilizzare al meglio le ore a nostra disposizione per non andare incontro a due spiacevolissime sensazioni:

  • sentirsi in colpa per non avere fatto ciò che avremmo dovuto/voluto fare
  • avvertire di aver perso il controllo della nostra vita perché non siano riusciti a gestirci

L’atteggiamento mentale di chi va sempre di corsa consiste in un’ incapacità di vivere il presente poiché l’attenzione è sempre rivolta al futuro e la mente è proiettata su quello che c’è ancora da fare. Essere impazienti quando si è in fila, completare le frasi degli altri e intervenire quando qualcuno è più lento di noi nel portare a termine un compito è tipico delle persone che nella vita vanno sempre di corsa. In uno stile di vita così frenetico una delle principali fonti di stress è la “mancanza di tempo”. Questo atteggiamento ci impedisce di godere delle cose e spesso causa problemi di stress e di salute ed è per questo che rallentare e gestire meglio il proprio tempo contribuisce significativamente a migliorare la nostra qualità di vita. Una corretta e attenta pianificazione del nostro tempo ci permetterebbe di vivere al meglio le nostre giornate.

Cosa ci impedisce di gestire in maniera efficace il nostro tempo?

  • Non programmare gli impegni. Lo stress deriva soprattutto dal pensare costantemente a tutte le cose da fare, impegnando tutte le risorse disponibili. Gli impegni di lavoro sono vissuti come carichi faticosi e con un forte senso di ansietà dovuto alla paura di non riuscire a fare tutto. Con una buona programmazione si risparmia tempo e si migliora la qualità dei risultati
  • Pensare che è tutto assolutamente importante. Non avere una visione di insieme spesso può impedirci di capire cosa è realmente prioritario e iniziamo a fare le cose in modo confusivo e poco efficace. Può essere utile utilizzare la tecnica dell’ “Helicoter View”, ossia considerare il complesso delle attività che dobbiamo svolgere come se le guardassimo dall alto e visualizzare cosi le priorita dalle quali partire per andare nella giusta direzione senza perdere tempo.
  • Ho troppo da fare non ho tempo per pensare”. Eseguire tutte le attività in modo automatico ci nega la possibilità di trovare alternative diverse alla soluzione di un problema.
  • C’è tempo”. Spesso non consideriamo attentamente il tempo che richiede una determinata attività e ci ritroviamo a svolgerlo all’ultimo minuto o a non riuscire a rispettare le scadenze. La mancata valutazione del tempo nella pianificiazione comporta un elevata dose di stress!
  • Domani è un altro giorno”. Spesso quando non ci va di fare qualcosa tendiamo a rinviarla a un ipotetico domani. È meglio affrontare subito ciò che non ci va di fare per non ritrovarsi alla fine della settimana ad avere accumulato tutti impegni sgraditi che creerebbero tanta frustrazione.
  • Io vengo dopo”. Non programmare correttamente il tempo rischia di mettere il nostro ben essere e la nostra vita privata in secondo piano. È buono, quindi, inserire in agenda l’appuntamento con se stessi!

Per riuscire a programmare al meglio il nostro tempo, un utile strumento è l’utilizzo dell’agenda. L’agenda funziona da mappa personale che ci consente di: avere una visione d’insieme di tutti i compiti da svolgere, programmare in maniera sistematica le attività e le scadenze importanti, organizzare e controllare l’esecuzione di quanto progettato. L’agenda va strutturata distribuendo il tempo tra compiti impegantivi (lavoro) 55%, impegni 25%leggeri (amici, sport), tempo libero ed imprevisti 10%.

È importante riservare uno spazio agli imprevisti che sono una delle poche certezze della giornata lavorativa; questo consente di poterli affrontare in modo proattivo invece di subirli passivamente. E’ importante affrontare solo gli imprevisti che non possano essere ignorati, delegati o posticipati.

Infine, è fondamentale l’appuntamento con se stessi e programmare lo spazio per il tempo libero. Il tempo per noi è la nostra ricarica e la nostra energia, il riposo notturno non è sufficiente. Come una macchina si ferma senza la benzina, anche noi rischiamo di andare in panne se non abbiamo la nostra fonte di ricarica.

 

ATTENZIONE ai “Rubatempo”

A volte non basta solo riuscire a programmare il nostro tempo, è importante anche rispettare ciò che è stato programmato e con i tempi stabiliti. Vi sono, però, dei ladri del tempo, ossia avvenimenti, situazioni e attività che danno la sensazione di aver sprecato il tempo. È importante riconoscerli per evitare che entrino in azione!

  • Attenzione alla “porta sempre aperta”: fare attenzione al tempo che ci richiedono gli altri. Può succedere di lasciare la “porta aperta” a chi potrebbe interromperci e intralciare il nostro lavoro. È opportuno, con intelligenza e cortesia, difendere il nostro tempo: farsi vedere occupati scoraggia le persone; nel caso di una visita inattesa la tecnica del “rimanere in piedi” renderà l’incontro sicuramente più breve.
  • Il telefono: il telefono ci rende continuamente accessibili e quindi potremmo essere disturbati in continuazione. Può essere utile nel tempo che abbiamo programmato per svolgere una data attività di inserire la segreteria telefonica di modo da poter richiamare e dedicare del tempo alle attività sociali in un altro momento.
  • L’incapacità di dire di no: quando avvertiamo che il nostro tempo ci viene sottratto da richieste inopportune abbiamo la possibilità di dire di no. Ciò può essere difficile per paura di offendere qualcuno, creare un conflitto o non venire accettati. Allo stesso tempo dire di no è fondamentale per difendere il proprio confine, aiuta ad aumentare la propria autostima, migliora la qualità e l’efficienza del tempo e aiuta a diminuire lo stress.

Le 7 leggi del tempo (Gamirasio 2007).

  • Legge di Paretoil 20% delle attività che svolgiamo produce l’80% dei nostri risultati. È importante focalizzare le priorità e focalizzarsi sulle attività utili al raggiungimento dell’obiettivo. Delegare per non disperdere energie e forze.
  • Legge di Parkinsonil lavoro dura sempre quel tanto che è necessario a colmare il tempo disponibile per farlo.  Importanza della pianificazione e rispetto dei tempi stabiliti
  • Legge di Fraisseil tempo è un’esperienza soggettiva; la durata di un’attività piacevole viene percepita come breve; quelle spiacevoli sembrano non passare mai. Durante la giornata alternare le attività piacevoli con quelle pesanti. Svolgere le attività leggere nei momenti di maggiore stanchezza.
  • Legge di Illichquando si supera una certa soglia di lavoro, l’efficacia diminuisce. Durante la giornata, stabilire delle pause come momento di ricarica, oltre a quella del pranzo. È bene concedersi 5 minuti di pausa ogni due ore di lavoro.
  • Legge di Murphy: lo svolgimento di un lavoro dura più tempo di quanto era stato previsto. Pianificare solo il 60-70% della giornata per poter gestire anche gli imprevisti.
  • Legge dell’accumulo di Douglasquello che si accumula tende ad occupare tutto lo spazio disponibile che abbiamo per contenerlo.                                                           Mettere in ordine a fine giornata gli strumenti e l’ambiente di lavoro. Non accumulare attività spiacevoli.
  • Legge di Carlsonsvolgere un’ attività in modo continuativo richiede meno tempo che suddividerla in più momenti. Scegliere sequenze di lavoro omogenee e proteggersi dalle richieste dell’esterno.

 

“Non dire che non hai abbastanza tempo.
Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che hanno avuto Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein”.
H. Jackson Brown

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